Perguntas Frequentes - APV
Assessoria de Planejamento de Viagens - APV
Sou aluno da UFAM. Posso solicitar passagens?
Sim, desde que haja um programa institucional com essa finalidade, por exemplo: Internato Rural, Prática de Campo, Estágio Supervisionado, dentre outros.
Quais são os documentos necessários para solicitar passagens / diárias/ hospedagens?
Conforme a DECISÃO ad referendum – CONSAD 01/2020 - Art. 10, "O Solicitante de Viagem, ao cadastrar a PCDP no SCDP, deve incluir os dados exigidos e anexar os seguintes documentos:
I - Requerimento de diárias e passagens, devidamente preenchido no SEI; (deve conter as assinaturas do beneficiário e do chefe imediato)
II - Convite de interesse institucional;
III - Programação do evento;
IV - Documentação que comprove a participação em atividades que exijam a realização de trechos com embarque e desembarque em locais distintos (quando houver);
V - Ofício de solicitação de autorização da viagem;
VI - Autorização formal do dirigente máximo da UFAM, conforme casos previstos artigos 23 e 24.
Em quais situações devo encaminhar meu processo de solicitação de diárias e passagens para a APV - Proplan?
Quando a solicitação se enquadrar em uma das seguintes situações:
I - viagem por prazo superior a cinco dias contínuos;
II - beneficiário com mais de trinta diárias intercaladas no ano;
III - mais de cinco pessoas para o mesmo evento;
IV - envolve o pagamento de diárias nos finais de semana;
V - em caráter de urgência;
VI - viagem para o exterior com ônus a serviço da Administração;
VII - a unidade não possui dotação orçamentária (solicitar autorização para emitir passagens/diárias com PI da Reitoria)
Em todos estes casos, o campo de justificativa do Requerimento deve ser preenchido, a fim de solicitar autorização do dirigente máximo da UFAM, conforme artigos 23 e 24 da DECISÃO ad referendum – CONSAD 01/2020.
Sou servidor da UFAM e minha unidade ainda não possui solicitante de viagem. O que preciso fazer para assumir esta função?
Toda unidade acadêmica deve ter dois servidores cadastrados no SCDP com o perfil Solicitante de Viagem. O diretor da unidade deverá expedir para esta Assessoria um ofício solicitando o cadastro e no processo deverá constar também os seguintes documentos: "Solicitação de Cadastro no SCDP" e "Termos de Responsabilidade de Acesso ao SCDP", ambos disponíveis para preenchimento e assinatura no próprio SEI.
Quanto à capacitação, há um curso de treinamento online oferecido pela Escola Virtual do Governo - EV.G ("SCDP - Solicitação de Afastamento a Serviço") que pode ser acessado através do link: https://www.escolavirtual.gov.br/curso/358
Ademais, a APV se coloca à disposição para tirar as dúvidas que possam aparecer no decorrer das atividades exercidas.
Tenho uma viagem a serviço e gostaria de viajar em horário específico. Posso indicar um voo para a compra?
Conforme DECISÃO ad referendum – CONSAD 01/2020:
Art. 11 Fica vedada a escolha, pela unidade solicitante, por voos específicos ou companhias aéreas que não atendam aos requisitos estabelecidos nesta Decisão, salvo em casos de justificada e comprovada necessidade.
Parágrafo único. Para orientar a escolha do voo e da companhia aérea pelo Solicitante de passagem, deverá constar da PCDP informações do tempo necessário para os deslocamentos entre o aeroporto até o local da ação/evento e vice-versa.
Acrescentamos ainda, que no Requerimento de Diárias e Passagens, há um campo específico para justificativas onde você pode informar se há alguma restrição para escolha de voo específico. Pedimos muita atenção no preenchimento deste documento, pois uma vez que a passagem é emitida, sua remarcação geralmente resulta em ônus para a Instituição.
Após a viagem, como faço a prestação de contas?
Abra um processo SEI do tipo "Pessoal: Prestações de Contas e Relatórios de Viagens" e inclua neste processo:
I - Relatório de Viagem (modelo SEI assinado pelo beneficiário), constando, além da agenda realizada, relato detalhado de atividades desenvolvidas, bem como proposição de ações, programas ou plano de trabalho como consequência do evento realizado;
II - Apresentação dos bilhetes ou canhotos dos cartões de embarque, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea, bem como por meio do registro eletrônico da situação da passagem no SCDP; e
III - Apresentação de documentos relacionados com o objetivo das viagens realizadas a serviço, a exemplo de atas de reunião, certificados de participação ou presença, entre outros.
ATENÇÃO: o prazo para prestar contas é de cinco dias após a conclusão da viagem. Este processo deve ser encaminhado ao Solicitante de Viagem que cadastrou o pedido no SCDP. Qualquer alteração nas datas informadas previamente deverá ser justificada no Relatório de Viagem, de modo que as informações estejam corretas em relação ao SCDP.
Recebi diárias, mas não pude realizar a viagem. O que devo fazer?
Procure a APV para emissão da Guia de Recolhimento da União - GRU e devolução dos valores. Após o pagamento, você deve enviar o comprovante e os documentos relacionados ao motivo da não-realização da viagem para a Assessoria dar baixa no SCDP.
O evento foi cancelado e não irei mais viajar. O que fazer com as passagens que já foram emitidas?
Informe à APV sua situação imediatamente, para análise e solicitação de reembolso junto à Agência de Viagens.