Mapeamento de Processos
De acordo com Harrington (1993), “processo é um grupo de tarefas logicamente interligadas, que utiliza os recursos de uma organização para gerar os resultados previamente definidos”. Portanto, dentro da estrutura organizacional têm-se diversos processos que tramitam por diferentes setores e seguem esta sequência:
O que será transformado ou inputs - entrada do processo;
A transformação - a própria realização do processo; e
O resultado da transformação ou output - saída do processo, que é destinado a um cliente.
A principal ferramenta para o compreensão dos processos é o seu mapeamento e reprodução num fluxograma, que se refere a uma representação gráfica de atividades e caminhos de um processo, no qual são evidenciadas todas as possíveis etapas de um processo, o passo a passo, cada setor responsável, requisitos e prazos, de forma a não restarem dúvidas ao usuário.
Mapear um processo envolve, basicamente, as seguintes etapas: Identificar os objetivos, as saídas, os clientes, as entradas, os fornecedores e os limites do processo. Além de documentar o processo atual, identificar melhorias necessárias e, por fim, acordar melhorias a serem aplicadas ao processo e documentar o processo revisado.
A partir do mapeamento tem-se base para analisar e propor melhorias, como: reduzir custos, gargalos, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e identificar possibilidades de uso de tecnologia da informação com foco na modernização e otimização dos resultados.
Atualmente, o DEPI está coordenando o mapeamento dos macroprocessos da UFAM, em conjunto com o projeto desenvolvido pelo Prof. Dalton Chaves Vilela Junior e Prof. Cristiane Nascimento Brandão do curso de Administração da Faculdade de Estudos Sociais (FES). A expectativa é que ao final de 24 meses tenhamos 136 (cento e trinta e seis) macroprocessos mapeados, além de propostas de otimização e redução dos fluxos organizacionais.
HARRINGTON, James. Aperfeiçoando processos empresariais. São Paulo: Makron Books, 1993.